När det kommunala fastighetsbolaget Vätterhem i Jönköping granskade över 37 000 leverantörsfakturor för att se hur väl Fenix Ekonomi fungerar i kombination med deras egna rutiner, hittades endast ett 20-tal avvikelser varav de allra flesta var av marginell karaktär.

– Det känns mycket tillfredsställande att veta att vi har ett fakturaflöde som fungerar och som vi kan lita på. De större fel som hittades handlade om att vi betalat in för mycket moms, vilket vi senare kunde konstatera berodde på handhavandefel och mänskliga faktorn, säger Lizette Nilsson, ekonomichef på Vätterhem.
– Granskningen visar att kombinationen av fakturatolken i Fenix och bra rutiner ger ett fakturaflöde av mycket hög kvalitet

Mest småfel i stort flöde
Granskningen gjordes av företaget Purchase Solutions, som erbjuder sig att att skanna igenom flöden av leverantörsfakturor i utbyte mot en procentuell ersättning på de positiva avvikelser som hittas. Bland annat kontrolleras att momsen är rätt, att kreditfakturor inte blivit betalda som debet  m m. Totalt omfattade granskningen av Vätterhem 37 929 fakturor under perioden 1/1 2015 till 31 oktober 2016. Totalt hittades 24 stycken avvikelser, varav tre kunde klassificeras som större medan övriga endast var småfel.
– Av de mindre felen var det i sin tur bara något enstaka som berodde på tolkningsfel, förklarar Lizette.

Tryggt system
Vätterhem jobbar aktivt för att styra över sitt fakturaflöde mot e-fakturor och EDI, men fortfarande tar de emot en stor mängd pappersfakturor och digitala varianter i form av PDF-filer och liknande. Omställningen tar tid och Lizette räknar med att låta Purchase Solutions göra en ny granskning inom något år.
– Men den nu gjorda granskningen visar att vi kan känna oss trygga med att Fenix och våra ekonomirutiner fungerar på ett mycket tillfredsställande sätt.