Sju kommunala bolag i Karlsborgs kommun har valt Fenix Ekonomi som sitt nya ekonomi- och redovisningssystem. Med bytet hoppas man dels kunna effektivisera och modernisera bolagens ekonomirutiner, och dels få tillgång till fler variabler som är anpassade för respektive verksamhet.

Det blir även premiär för ett energibolag att använda Fenix Ekonomi, vilket inte minst är en viktig milstolpe för Akribi. Ett av de sju bolagen är Karlsborgs Energi, där den administrativa chefen Jessica Johansson kommenterar bytet av ekonomisystem så här:

– Vårt tidigare system har haft vissa begränsningar och exempelvis inte riktigt kunnat hantera de specialregler som finns när det gäller momsen på fastighetssidan. Där erbjuder Fenix mer skräddarsydda funktioner, vilket vi ser som en stor fördel.
– I processen har vi tittat på flera olika system, men sammantaget gjort bedömningen att Fenix Ekonomi bäst uppfyller de krav vi har satt upp.

Förutom Karlsborgs Energi består koncernen av moderbolaget AB Vaberget, Karlsborgs Energi Försäljning AB, Karlsborgs Värme AB, AB Karlsborgsbostäder, Karlsborgs Turism AB samt intressebolaget Bredband Östra Skaraborg AB.

Effektivare fakturaflöde
Bolagens ekonomifunktioner är samordnade och Jessica räknar framför allt med att kunna skapa ett betydligt effektivare fakturaflöde med hjälp av Fenix. Bolagen tar fortfarande emot en relativt stor andel leverantörsfakturor via papper och med Fenix kommer dessa i fortsättningen att digitaliseras via fakturatolken istället för att knappas in manuellt i ekonomisystemet.

– Det kommer effektivisera våra rutiner avsevärt och spara mycket tid åt oss, som vi kan lägga på mer uppföljning och analys. I Fenix verkar det också vara betydligt enklare för medarbetare i de olika bolagen att kunna plocka ut relevanta ekonomidata ur systemet, vilket vi också har sett som en stor fördel. Det kan bidra till att öka transparensen och den ekonomiska medvetenheten i koncernen, säger Jessica.

Snabb start
Enligt planerna ska övergången till Fenix Ekonomi vara klar den 15 maj, och just nu pågår ett intensivt arbete med att integrera koncernens övriga system med Fenix. Det handlar om fastighetssystem, anläggningssystem, servicerordersystem och liknande. Samtidigt pågår utbildning av de medarbetare som ska arbeta med Fenix, där merparten sker via interaktiva sessioner på nätet. Att kunna ha en nätbaserad utbildning ser Jessica som en annan stor fördel.

– Det sparar naturligtvis både tid och pengar i processen, och dessutom måste jag säga att det fungerar riktigt bra.