Vätterhem

”Med Fenix har ekonomihanteringen blivit enklare och effektivare”

Vätterhem är ett av sex kommunala fastighetsbolag i Jönköpings kommun, och med 150 anställda och 8 400 lägenheter räknas man som en stor aktör inom den svenska allmännyttan. För ett par år sedan valde Vätterhem att samla all sin ekonomihantering i Akribis affärssystem Fenix, ett val som underlättat vardagen för ekonomiavdelningen.

– Tidigare hade vi ett externt system för leverantörsfakturor som inte var integrerat med dåvarande ekonomisystem. Nu har vi allt samlat på ett enda ställe och rapportfunktionerna som finns inbyggda i Fenix har gjort det betydligt enklare att göra uppföljningar och analyser, berättar Lizette Nilsson, administrativ chef för Vätterhem.
– Tack vare Fenix har vi också kunnat decentralisera många ekonomifunktioner i och med att systemet kan nås från många olika enheter som dator, mobil och läsplattor.

Unika behov
Men framför allt uppskattar Vätterhem de funktioner i Fenix som är framtagna specifikt för att passa de behov som är unika för fastighetsbranschen. I första hand gäller det momshanteringen som är förhållandevis komplicerad för fastigheter som innehåller både lägenheter och affärslokaler. Eftersom lägenheter är momsfria går det inte att lyfta hela momsen vid exempelvis renoverings- och ombyggnadsarbeten som rör hela fastigheten.
– Fenix hanterar detta på ett mycket smidigt sätt genom att det läggs in en schablonmoms i systemet för respektive fastighet, och sedan hanterar systemet den löpande redovisningen och momsuträkningarna med automatik, säger Lizette.

Effektivare fakturahantering
En annan uppskattad funktion är automatiseringen av volymfakturor från el- och telebolagen. Vätterhem har en relativt stor mängd abonnemang inom både el och tele där beloppen mer eller mindre är de samma varje månad, och detta har tidigare varit ett tidskrävande manuellt konterings- och attestarbete. I takt med att merparten av dessa fakturor nu kommer som EDI har processen kunnat effektiviserats väsentligt. Alla abonnemang har lagts i en separat databas och när fakturorna kommer in kollas de av mot databasen och godkänns underförutsättning att beloppen är inom godkända intervaller.
– Detta har tidigare varit väldigt resurskrävande, men nu sker det per automatik. Automatiseringen höjer också kvaliteten i redovisningen eftersom vi på det här sättet säkerställer att konteringen alltid blir rätt.

Kundfakta: Vätterhem
Antal anställda: Cirka 150
Omsättning: 630 MSEK/år
Antal lägenheter: Cirka 8 400